Las formalidades en la vida cotidiana: una mirada desde la informalidad

Una mirada profunda pero clara sobre las formalidades se pueden presentar en la administración, tanto pública como privada; las formalidades están fuera de ser simples "trámites" o "burocracia". Podemos dar como una definición que son estructuras esenciales que sostienen: ORDEN, PREVISIBILIDAD, EQUIDAD dentro de una organización o institución.

En lo público las formalidades garantizan seguridad jurídica y transparencia; sin demasiados tecnicismos, esto garantiza que los distintos actos que se presentan no sean decisiones arbitrarias. Un ejemplo: el concurso de ingreso al Estado es necesario cumplir etapas o pasos formales para evitar favoritismos (cualquier parecido con la realidad es mera causalidad ¡!¿?)

El orden y coherencia que persiguen las formalidades, generan acciones que siguen un patrón lógico y estructurado, evitando improvisaciones, y decisiones contradictorias.

Los procedimientos claros y documentados, protegen a las personas y a las organizaciones contra abusos, corrupción o malas interpretaciones. En definitiva, todo acto administrativo formalizado puede ser auditado o revisado; el registro escrito o documental de lo actuado permite conocer quién decidió, cuándo, con qué fundamentos, bajo qué normativa, fortaleciendo la responsabilidad institucional y personal.

La cultura organizacional se sustenta en usos y costumbres como formalidades, formando así parte de la identidad y forma de operar de la organización.

Hasta aquí, una aproximación de que las formalidades tienen la finalidad de impedir que las decisiones se tomen por "capricho" o "trato preferencial"; estableciendo criterios objetivos y los procedimientos necesarios para asegurar un trato igualitario ante la norma, la trazabilidad.

Las organizaciones necesitan mostrar que actúan bajo criterios serios y reconocibles por los demás. Las formalidades generan una imagen de profesionalismo y compromiso con las reglas, que no se limitan a la legalidad, sino también a la calidad en su funcionamiento, y su producto final: servicios o bienes.

En la administración pública, las formalidades protegen los derechos de los ciudadanos y trabajadores, asegurando igualdad de trato y debido proceso.

Y... ¿las formalidades no escritas? Como las formas de hacer las cosas, tienen valor, aunque no estén escritas, brindando cohesión pertenencia, y revisándose en forma periódica evitan la barrera al cambio, es decir van eliminando las informalidades perjudiciales en contra de la evolución o mejora continua de la organización.

Lo que, si estoy completamente seguro, por mi propia experiencia, que las "formalidades" no son enemigas de la agilidad, sino aliadas de la justicia, la transparencia y la memoria institucional. Nos ayudan para que los procesos sean claros, auditables y sostenibles en el tiempo, cosa que en la actualidad, y en ciertas comunidades, por su consciente e intencionada decisión brillan por su ausencia, dejando a la vista sus efectos o consecuencias a cuanto a la "mejora continua", y procesos de cambio para mejor.

Los invito a reflexionar sobre ¿Por qué son importantes las formalidades?, y como un juego de palabras, la clasificación de estas que resultan ser una contradicción en sí mismas: formalidades informales, y las informalidades formales.

Pensamientos como "esto es pura formalidad", repienso, analizo, que, cuidar las formalidades bien entendidas, como herramientas de transformación, nos ayudarían un poco más como sociedad organizada, y no como justificaciones o charlatanería que terminan siendo obstáculos.

Ahora, imaginemos un asado entre amigos, un clásico ritual social argentino. Aunque parezca informal, está lleno de formalidades no escritas: Hay alguien que "sabe" hacer el fuego (el asador), y su rol es respetado, como también: Nadie se sienta en el lugar del que trae la carne, aunque nadie lo dijo explícitamente. Hay un orden para servir: primero los mayores, o el cumpleañero si lo hay. Si alguien llega con ensalada o pan, se lo agradece con aplauso o chiste.

El asado de amigos, podemos considerarla como una organización social informal, con formalidades sociales implícitas, sostenidas por CONFIANZA, equidad, orden y tradición; nadie firma un acta, pero todos cumplen su rol, y cuando se rompe el código o lo normado implícitamente, como si alguno se lleva mas carne sin esperar, la confianza se quiebra.

Vayamos a otra situación, el mozo saluda al cliente con una sonrisa, aunque esté cansado, memoriza el pedido, luego le trae el café con una pequeña galleta, aunque no esté en la carta o menú. ¿Por qué? Porque existe una formalidad emocional, una estética en la atención, aunque no está escrita; Nos encontramos en la construcción de calidad, de fidelización y confianza.

Imaginemos si llega a faltar el saludo del Mozo o Moza, o el café llega frío, lo que puede suceder que el cliente no "reclame", pero hay probabilidades elevadas que no vuelva más a ese lugar.

En una empresa privada, el contador le informa a su propietario sobre una pequeña irregularidad contable, y este decide "mirar para otro lado". El empleado de atención al cliente sigue cobrando a mano, es decir, sin registrarlo. Todos creen que "no pasa nada", las informalidades traducidas en no respetar la formalidad de la normativa vigente, siendo mal gestionadas, terminan explotando en su mayoría.

No solo las normas escritas son formales por si mismas, o mejor dicho por si solas, sino cómo se viven o se elige, en cumplirlas o no.

"La confianza de un buen ASADO, la excelencia del MOZO, y la claridad de una BUENA EMPRESA."

Quizás es que, en la naturalidad con que vivimos la informalidad, es que reaccionamos cuando nuestros intereses, sean económicos, sociales, personales, y de criterios de conductas y valores, confundimos lo impropio, improcedente, y hasta ilegal, argumentando que son informalidades.

El crecer nos lleva a entender que solo se puede cambiar cuando podemos aceptarnos tal cual somos, seres formales con un cierto grado de informalidad, pero también somos informales con un cierto grado de formalidad.